O termo sistema é definido como o conjunto de elementos unidos por alguma forma de interação ou interdependência (SANDRONI, 1996). Nos subsistemas, tem-se um conjunto menor de partes que, no caso específico, formam Administração de Recursos Humanos (ARH) – que é um sistema integrado.
O sistema de Gestão de Pessoas tem, por meio de seus cinco subsistemas, as ações de atrair, aplicar, reter, desenvolver e monitorar talentos.
Os cinco subsistemas têm assuntos distintos e interligados, cujo resultado global aumenta desde que estes (subsistemas) estejam articulados e sintonizados entre si (CHIAVENATO, 2006).
Os cinco subsistemas formam um processo global. Esse dinamismo atrai as pessoas, mantendo-as aplicadas em suas tarefas dentro da organização e por ela (organização)
Segundo Chiavenato[1], que se refere a ARH – administração de recursos humanos, se desenvolvem por meio de cinco subsistemas, cada qual com seu escopo de atividades mas o sucesso de um depende da integração com os demais. Não basta investir em um subsistema e esquecer dos demais, que o reflexo deste “descaso” aparecerão.
São cinco os susbsitemas de Gestão de Pessoas, quais sejam: Provisão, Aplicação, Manutenção, Desenvolvimento e Controle ou Monitoramento.
Faremos uma breve exposição de cada um deles.
1º – Subsistema de Provisão de Pessoas
A provisão de recursos humanos é o primeiro subsistema e representa a busca e a captação de profissionais para ocupar os cargos na empresa.
É o ato de “prover”, encontrar as pessoas para o preenchimento de vagas em substituição ou vaga nova.
Para o sucesso desse subsistema é necessário que os profissionais de RH entendam as necessidades de cada área e qual é qual o perfil desejado para que o processo de recrutamento e seleção alcance seus objetivos.
[1] De acordo do Chiavenato (2010, p. 15) “todos esses processos estão bastante relacionados entre si, de tal maneira que se interpenetram e se influenciam reciprocamente.
Este subsistema é reponsável pelo processo de Recrutamento e Seleção, que pode ser realizado interno ou externo.
Realiza todo planejamento de captação, recrutamento e seleção, analisando se internamente existe algum colaborador com as competências necessárias ao preenchimento da vaga, se não há, inicia a captação externo, utilizando técnicas capaz de atrair o maior número de candidatos à vaga, como anuncios em universidades, esolas técnicas e hoje em dia com as redes sociais essa etapa ganhou muita agilidade.
Este subsistema se não for eficazmente desenvolvido e se não estiver alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, conhecer bem a cultura da empresa, os resultados podem ser analisados pelas inadaptações e pelo índice de rotatividade.
2º Subsistema de Aplicação de Pessoas
A aplicação é o segundo subsistema, haja vista que após o subsistema de provisão cumprir o seu papel, realizando a captação, recrutamento e seleção da pessoa certa para o cargo certo em tese, inicia-se a fase de aplicação, que se refere ao momento em que o novo colaborador conhecerá a empresa, as funções, a cultura da empresa. Para que o novo integrante seja inserido na empresa e haja uma eficaz adaptação, é necessário que receba todas as informações nesta fase de ambientação.
Nesta etapa as empresas devem realizar o Treinamento de Integração, momento que será apresentado o organograma da empresa, para que fique claro onde este colaborador se posiciona, a quem deve recorrer em caso de dúvidas ou dificuldades (superior imediato), conhecer a Missão, Visão, Valores da Empresa, seus produtos e serviços, políticas de gestão de pessoas, que nortearão o seu desenvolvimento na função e empresa.
Este subsistema também é responsável por realizar as avaliações no período de experiência, momento fundamental para que a empresa possa avaliar o processo de adaptação do colaborador com feedbacks claros, objetivos e específicos por parte da Liderança, a fim de propiciar ao colaborador às mudanças necessárias e com isso evitar a rotatividade situação muito comum nesses períodos.
Em síntese as atividades do Subsistema de Aplicação, compreendem:
– Análise de cargos, planejamento de carreira, avaliação de desempenho, descrições de cargos.
O subsistema de aplicação de recursos humanos visa garantir o desenvolvimento das potencialidades, por meio da adequação do “pessoa certa ao cargo certo”, avaliação de desempenho e plano de carreira, com vistas a possibilitar o contínuo desenvolvimento e crescimento dos colaboradores, seja em nível de crescimento vertical ou horizontal.
3º Subsistema de Manutenção de Pessoas
Esta é a fase da retenção de talentos, muito importante para reduzir os percentuais de turnover da empresa. Não basta investir na captação de profissionais, ambientá-lo adequadamente as suas funções e desprezar o subsistema de retenção e manutenção de talentos.
Este subsistema preocupa-se em manter o quadro funcional da empresa, evitando a rotatividade de pessoal, principalmente quando esta rotatividade se dá por iniciativa do colaborador, ou seja, quando este pede demissão porque a empresa deixou de ser atrativa e competitiva.
Aqui vale esclarecer que empresa atrativa e competitiva, não se refere exclusivamente a praticar melhores salários, mas uma variável de situações impactuam no fator motivacional dos colaboradores, quais sejam: dificuldades na função Liderança, benefícios não atrativos, salários abaixo do praticado no mercado, ausência de métodos eficazes de avaliação de desempenho, etc.
Para medir o nível de satisfação dos colaboradores o Gestão de Pessoas deve utilizar da ferramenta de Pesquisa de Clima, método eficaz para levantar dados importantíssimo para subsidiar as políticas de benefícios, além de subsidiar os planos de desenvolvimento de Liderança e Gestão de Equipes.
Uma pesquisa de clima eficaz deve nortear a pesquisa para os diferentes temas: ambiente de trabalho, liderança, comunicação, segurança e higiene no trabalho, benefícios, remuneração, relacionamento interpessoal e ações sociais, que são os temas comumente inseridos nas pesquisas de clima.
Como dito antes, a pesquisa de clima é uma excelente ferramenta para subsidiar as políticas de benefícios, o investimento nos planos de carreira, ofertando auxílio educação, programas de incentivo a produtividade, cumprimentos de metas, tutorias, por meio de prêmios e bonificações.
Não restam dúvidas que um subsistema de manutenção eficaz é aquele que consegue alimentar e subsidiar os demais subsistemas, com ênfase ao subsistema de provisão e desenvolvimento.
4º Subsistema de Desenvolvimento de Pessoas
Considerando a importância da integração entre os subsistemas e, entendendo que as organizações são dinâmicas, as competências sejam elas técnicas ou comportamentais precisam estar alinhadas ao estratégico.
Nesse sentido, o subsistema de desenvolvimento preocupa-se em fazer o levantamento das necessidades de treinamento, denominado de LAAN – Levantamento, análise e avaliação das necessidades de treinamento, com vistas ao preenchimento das lacunas de competências técnicas (hard skills) e competências comportamentais (soft skills), que precisam ser desenvolvidas para que os objetivos estratégicos sejam alcançados.
Este processo de retroalimentar o sistema faz com que tanto os colaboradores quanto as organizações saiam ganhando, as empresas alcançam seus objetivos e os profissionais realizam-se profissionalmente. Investir nesse subsistema eleva o potencial de desenvolvimento da empresa e a torna mais competitiva no mercado de trabalho e, principalmente, no seu segmento de atuação.
5º Subsistema de Controle (ou monitoramento) de Pessoas
Este subsistema é responsável pelo controle e monitoramento das informações dos seus colaboradores via banco de dados.
O banco de dados funcionais não deve preocupar-se apenas pelo processamento das rotinas de administração de pessoas, como folha de pagamentos, admissão, rescisões, férias, dentre outras.
Este subsistema por concentrar todas as informações funcionais desde o registro, detém informações cruciais para análise de indicadores de RH, por meio do qual, o Gestão de Pessoas pode definir políticas e normas. Não se pode avaliar sem medir e este subsistema é capaz de levantar o índice de Tour nover, absenteismo, acidentes ou incidentes de tranalham que impactam na produtividade dos setores, dentre outros.
Outrossim, via sistema pode-se organizar banco de currículos e banco de talentos, que subsidia os processos de Recrutamento e Seleção (Subsistema de Provisão), pela integração que deve nortear as práticas de todos os cinco subsistemas. Uma gestão bem feita por este subsistema otimiza o trabalho das outras áreas, facilita o acesso às informações dos colaboradores — inclusive quando solicitado pelo seu gestor direto — e permite um trabalho mais integrado em toda a empresa.
Considerações Finais:
Quando os subsistemas de Gestão de Pessoas atuam de forma integrados, o resultado de um processo potencializa o resultado do outro ou permite que o próximo estágio seja realizado com mais eficiência.
A tecnologia é a melhor ferramenta para otimizar essas atividades.
É impossível pensar em crescimento e expansão de um negócio sem levar em conta a relevância que a tecnologia tem para as empresas e como ela agiliza todas as tarefas e rotinas e, não seria diferente na Gestão de Pessoas.